1.Amaç
ECS ECİROĞLU SİGORTA ARA. HİZ. LTD. ŞTİ. (“ECS ECİROĞLU SİGORTA”) ve tüm personeli, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke, kurallara uymayı ve ECS ECİROĞLU SİGORTA tarafından verileri işlenen bireylerin haklarını korumayı taahhüt etmektedir. ECS ECİROĞLU SİGORTA bu amaçla, uygulanmak, geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.
Kişisel Veri Koruma Politikasının amacı, ECS ECİROĞLU SİGORTA’nın kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, ECS ECİROĞLU SİGORTA’nın kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; ECS ECİROĞLU SİGORTA’nın kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.
2. Kapsam
Politika hükümleri, ECS ECİROĞLU SİGORTA’nın faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır. Bu politika ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin tüm birimlerine, destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eylem ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilir bu doğrultuda yaptırımlar uygulanır.
ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları, kamu kurumları ve ECS ECİROĞLU SİGORTA ile çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az ECS ECİROĞLU SİGORTA kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın ECS ECİROĞLU SİGORTA tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.
3. Tanımlar
ECS ECİROĞLU SİGORTA: ECS ECİROĞLU SİGORTA ARA. HİZ. LİMİTED ŞİRKET’ini,
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
İlgili kişi/Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemini,
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,
KVK Taahhütnamesi: Veri paylaşımı yapılan üçüncü tarafların kanuni yükümlülüklerinin belirlendiği dokümanı,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Sicil: KVK Kurumu tarafından tutulan veri sorumluları sicilini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
İrtibat Kişisi: Veri sorumlusunun yükümlülükleri ile ilgili olarak KVK Kurumu ile kurulacak iletişim için Veri Sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi,
ifade eder.
4. Sorumluluklar
ECS ECİROĞLU SİGORTA, KVKK uyarınca veri sorumlusudur.
ECS ECİROĞLU SİGORTA personeli olan herkes, ECS ECİROĞLU SİGORTA bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi, teşvik edilmesi ve diğer yükümlülüklerden sorumludur.
5. Uygulama Esasları
5.1. Veri Koruma İlkeleri
ECS ECİROĞLU SİGORTA, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:
- Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek,
- Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek,
- Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek,
- Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek,
- Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek,
- ECS ECİROĞLU SİGORTA tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak,
- Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak,
- Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak,
- Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak,
- Tüm kişisel verileri güvenli tutmak,
- Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca kişilerin açık rızasına uygun olarak veya yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek,
- Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak,
- Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak,
- Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek,
- Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personelleri belirlemek.
Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.
Bu doğrultuda ECS ECİROĞLU SİGORTA gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili formlarda gizlilik bildirimlerine yer verir. ECS ECİROĞLU SİGORTA tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine yönelik açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:
- ECS ECİROĞLU SİGORTA’nın veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,
- İşlenen kişisel veri türleri,
- Kişisel verinin işlenme amaçları,
- Kişisel verilerin toplanma yöntemleri,
- Kişisel verilerin hangi hukuki sebebe dayalı olarak işlendiği,
- Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,
- Veri sahibinin hakları,
- Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.
Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.
Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar. Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim tarafından ECS ECİROĞLU SİGORTA’ya bildirilir. ECS ECİROĞLU SİGORTA yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.
Kişisel veriler işlenme amaçlarıyla uygun uygun, ilgili ve sınırlı ölçüde işlenmelidir.
ECS ECİROĞLU SİGORTA işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmaması ve işlenmemesini sağlamakla yükümlüdür.
ECS ECİROĞLU SİGORTA her yıl güncellenen kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
ECS ECİROĞLU SİGORTA yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.
ECS ECİROĞLU SİGORTA, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.
Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.
Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir. ECS ECİROĞLU SİGORTA, tüm personelin verilerinin doğru ve güncel olarak toplanması ve saklanması konusunda eğitilmesinden sorumludur.
Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.
Çalışanlar/müşteriler/ilişki içerisinde bulunulan kurumlar ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için ECS ECİROĞLU SİGORTA’yi bilgilendirmelidirler.
ECS ECİROĞLU SİGORTA veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.
Kişisel veriler, ilgili kişi yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.
Kişisel verilerin yedekleme vb. gereklilikler nedeniyle, belirlenen sürenin ötesinde saklanması veya veri güvenliği zafiyeti durumlarında, bireylerin hak ve özgürlüklerinin korunması için, kişisel veriler hakkında Kurul tarafından belirlenmiş güvenli imha etme yöntemleri uygulanır.
5.2. Bildirimler
ECS ECİROĞLU SİGORTA, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nu (“KVK Kurulu”) bilgilendirir. ECS ECİROĞLU SİGORTA, kişisel veri envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.
Bildirim KVK Kurulu’nca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Uyum Birimi tarafından saklanır.
İlgili mevzuat veya KVK Kurulu’nca gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.
ECS ECİROĞLU SİGORTA, KVK Kuruluna yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.
5.3. Risk Değerlendirme
ECS ECİROĞLU SİGORTA belirli kişisel veri türlerinin işlenmesiyle bağlantılı riskleri belirler.
ECS ECİROĞLU SİGORTA, kişisel bilgilerinin işlenmesinin bireyler üzerinde doğurabileceği riskleri değerlendirmek üzere bir prosedüre sahiptir. Bu değerlendirmede ECS ECİROĞLU SİGORTA adına verileri işleyen üçüncü kişiler de dikkate alınarak gerçekleştirilir. ECS ECİROĞLU SİGORTA, değerlendirme sonucu tespit edilen riskleri bu politikayla uyumsuzluk oluşturmayacak şekilde yönetir.
Belirli bir türdeki veri işleme faaliyetinin, yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise, ECS ECİROĞLU SİGORTA veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir. Benzer riskler içeren birden fazla veri işleme faaliyeti için tek bir değerlendirmeye dayanılabilir.
Etki analizi sonunda ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurabilecek bir veri işleme faaliyetine başlamak üzere olduğu anlaşılırsa, bu konuyla ilgili gerekli görülmesi halinde KVK Kurulu’ndan konuyla ilgili görüş alır.
Risk yönetiminde ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin hali hazırda Bilgi Güvenliği Politikası ve Risk Yönetimi Politikası uyarınca benimsemiş olduğu sistem uyarınca uygulanan sistem ve kontroller uygulanır.
5.4. Açık Rıza Alınması
ECS ECİROĞLU SİGORTA, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Açık rızalar yazılı olarak veya sistemsel olarak ispata elverişli bir şekilde alınır. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.
Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde alınmış açık rızalar kontrol edilir. Bu açık rızaların güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.
5.5. Veri Güvenliği
Tüm personel, ECS ECİROĞLU SİGORTA tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.
Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir.
Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları ECS ECİROĞLU SİGORTA tarafından kesin olarak tespit edildiğinden itibaren en kısa süre ve en geç 72 saat içerisinde KVK Kurulu’na ve ilgili kişiye bildirilir.
5.6. Veri Paylaşımı
Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:
-
Veri sahibin açık rızasının alınmış olması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin taraf olduğu ya da olacağı bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ECS ECİROĞLU SİGORTA’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması veya veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında Kurul tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.
Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır.
Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVK Taahhütnamesi yapılır. KVK Taahhütnamesi minimum şu hususları içerir:
- Paylaşımın amacı veya amaçları,
- Potansiyel üçüncü kişi alıcılar veya alıcı türü ve erişim hakkı koşulları,
- Paylaşılacak verilerin neler olduğu,
- Verinin işlenmesine ilişkin genel ilkeler,
- Veri güvenliği tedbirleri,
- Paylaşılan verilerin saklama süresi,
- Veri sahibinin hakları, erişim talepleri, başvuru ve şikâyetlere cevap verme prosedürleri,
- Paylaşım sözleşmesinin yürürlüğünün sona erdirilmesinin gözden geçirilmesi, ve
- Sözleşmeye uyulmaması veya personelin bireysel ihlalinden dolayı sorumluluk ve yaptırımlar.
5.7. Kayıtların Yönetimi
Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri ve ilgili dokümanlar uyarınca belirlenir.
Süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine imha edilmesi gereken kişisel veriler, saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya yok edilir.
5.8. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI
Veri sahipleri ECS ECİROĞLU SİGORTA nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:
-
Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.